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Soluções tecnológicas otimizam organização de eventos científicos em meio à crise econômica

[Por EXAME.com, 09/09/2016]

Diante da crise econômica, o mercado brasileiro se manteve oscilante para alguns, equilibrado para outros e em recessão para muitos. São vários os setores atingidos, ainda assim, há de se pontuar que algumas áreas que conseguiram manter a estabilidade ou encontraram oportunidades de crescimento mesmo com perspectivas tão restritas. Uma delas é a de eventos.

Segundo estudo encomendado pelo Sebrae Nacional e a Associação Brasileira de Empresas de Eventos (Abeoc), o mercado de eventos tem crescido desde 2013, quando movimentou mais de R$ 59 bilhões. Tratando-se especificamente de eventos técnico-científicos, a marca chega aos R$ 33 bi (dados referentes à pesquisa AMPRO-Ibope 2011/ Sebrae 2013). Entretanto, como lidar com o grande volume do setor de eventos científicos e acadêmicos e, consequentemente, todos os elementos ligados aos processos necessários para a realização dos mesmos? É preciso contar com o auxílio de profissionais aptos a atuar na área de modo eficiente.

Para Fátima Cabral, fundadora da Suporte Eventos , empresa organizadora sediada em Belo Horizonte (MG), ferramentas de gestão são indispensáveis tanto para garantir qualidade quanto para reduzir gastos. “O sistema de gestão de eventos é fundamental para o organizador de eventos. Para se ter uma ideia, um sistema eficiente diminui consideravelmente o custo de organização de um congresso. Podemos gerenciar um grande congresso com um número menor de colaboradores, tanto durante a fase de organização como na fase de realização”, explica a empresária que fechou parceria com uma plataforma criada justamente para quem deseja gerir eventos científicos em diversos formatos, a Even3

Momento crítico: oportunidades únicas para crescimento dos negócios

Como já mencionado, o nicho do mercado de eventos direcionado às áreas científica e acadêmica necessita de versatilidade no plano de organização para atender aos diferentes temas abordados. Mas, para além disso, os serviços de gestão devem contar com outro elemento: tecnologia, afirma Leandro Reinaux, CEO da Even3 “Identificamos como um mercado carente de soluções de tecnologia, o que fazia com que os organizadores trabalhassem com soluções ineficientes para organizarem os eventos científicos, que são tão complexos”, explica Reinaux. Ele também enfatiza o quão importante é elaborar soluções sob medida, ou seja, que realmente atuem na resolução de problemas característicos de cada cliente, permitindo que sejam selecionados os módulos que melhor se encaixam à proposta do evento.

O plataforma Even3 lida com a maior parte dos processos referentes à metodologia aplicada aos eventos científicos. Há, para além dos aspectos funcionais – gerenciamento da lista de convidados, fichas cadastrais, formas de pagamento, emissão de certificados etc. – contribuição estratégica para a organização responsável pelo evento. Trata-se também do gerenciamento da programação, das informações oriundas dos palestrantes, publicação dos anais online, soluções para a submissão, avaliação e organização dos trabalhos científicos que compõem os eventos, entre outras funções.

“Organizar um grande congresso para um público de 1.000, 3.000 ou 10.000 participantes, com uma programação extensa, palestrantes nacionais e internacionais, trabalhos científicos e gerir isto tudo é uma grande responsabilidade”, enfatiza Fátima que também alerta para a importância de contar com a competência do organizador e, sobretudo, com um sistema seguro e confiável. “Hoje podemos dizer que o sistema da Even3 é o mais completo sistema do mercado, com funcionalidades que realmente facilitam o trabalho do organizador de eventos”, finaliza.

Para os próximos meses, o desafio de manter o setor de eventos ativo durante o período de crise não deixa de integrar a realidades dos organizadores de evento. É preciso investir cada vez mais em métodos eficientes e que atendam às expectativas de setores como o científico, por exemplo. A oferta, de fato, precisa suprir a demanda. “Enxergamos como perspectiva futura, atender esses organizadores com soluções completas, que cobrem todo o fluxo do evento, dessa forma otimizando todos os seus processos, desde pagamentos de inscrições, gerenciamento de submissões de artigos, emissão de certificados, soluções inovadoras de credenciamento”, explica Leandro. O CEO, por sua vez, define como papel das empresas responsáveis por gerenciar eventos a constante elaboração de soluções capazes de suprir a carência de ações efetivas e de qualidade para este nicho de mercado.

Quem está em busca de ferramentas e estratégias para eventos científicos e acadêmicos, basta acessar o site oficial da plataforma da Even3 ou entrar em contato pelo e-mail comercial@even3.com.br.

 

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